テレワークをいざ始めると様々な問題が出てきます。その中の一つがデスク周りに散らかりがちな書類たちです。
テレワークを始めるまではデスク周りで書類を管理する必要がなかったので、書類を整理するためのアイテムを何も持っていないはずです。
そういう時に役立つのがドキュメントファイルスタンドです。ドキュメントファイルスタンドを使えば日に日に溜まっていく書類を整理整頓したうえで管理できるので、テレワークでは必需品です。
今回はドキュメントファイルスタンドや書類管理・整理に役立つ便利グッズをいくつか紹介します。
書類管理はドキュメントファイルスタンドが便利
書類管理に役立つアイテムは何も持っていないという場合はドキュメントファイルスタンドが便利です。
上の写真を見たらわかると思いますが大量の書類を分別した上で保管できます。
ドキュメントファイルスタンドを一つ持っておくことで、仕事A用の書類、仕事B用の書類、契約書…というようにどこに何の書類があるのかわかるようにまとめられます。
書類をどこに入れたかどうか覚えていないと結局は探すのが大変なのではないかと思うかもしれませんが、ドキュメントファイルスタンドにはラベルを貼れる突起が用意されていることがほとんどなので、ラベルを貼って管理するようにすれば収納ポケットの場所を忘れても問題ありません。
上記のようなドキュメントファイルスタンドは一般のお店で市販されていないことが多いので、気になる方はネットショッピングサイト(Amazonなど)で探してみると良いでしょう。
先ほど紹介した写真の商品ページはコチラです。気になる方は詳細をチェックしてみてください。
書類管理に役立つ便利アイテム
ドキュメントファイルスタンド以外にも書類管理に役立つアイテムはたくさんあります。特に書類管理に便利なのが以下の3種類です。
- ファイルラック
- 書類トレー
- レターボックス
それぞれ利点があるので、順番に見ていきましょう。
ファイルラック
ファイルラックはどこにどの書類が入っているか見やすい書類収納グッズです。
書類だけでなく少し厚みのある本を入れることもできますし、上から書類を落として入れて収納できるのでとりあえず書類をまとめておきたいという場合も簡単です。ファイルを開いたりボックスの引き出しを引いたりする必要もありません。
見た目はおしゃれ感があってデスク上のインテリアとして相性が良いので、デスク周りのデザイン性も意識したい場合はファイルラックがおすすめです。
書類トレー
すぐに書類を取り出せる書類トレーもおすすめです。
書類トレーは同じトレーを何段にも重ねておくことができるので、同じトレーを何個も買えば十段以上重ねることもできます。
書類の種類が増えたとしても、同じ書類トレーを再購入して積み重ねれば種類別で書類を管理できます。ファイルラックやファイルボックスの場合は拡張性が低いため、書類の種類が増えたとき新しくファイルラックやボックスを購入するかどうか考えなければなりません。
書類トレーなら何も考えずトレーを買って重ねるだけでいいので、今後書類の種類が増えるかもしれないからファイルラックやボックスには手を出しにくいという方は書類トレーを選ぶのが最適です。
レターケース
レターケースもおすすめです。大量の書類を保管する必要がある場合はドキュメントスタンドだと収まりきらないことが多いですが、だからといってファイルボックスを購入するほどでもないという場面に遭遇することもあるはずです。
そういう時には向いているのがレターケースです。
こういったレターケースは書類管理にかなり向いており、書類の種類別に分けて保管することも可能です。ボックス一つ一つに高さがあるので、数百枚程度なら一つのボックスに収納できてしまうのもポイントの一つです。
さらに、レターボックスの上を物置にすることもできるので、別のものを置いたり、レターボックスの上にレターボックスを置くということも可能です。
また、こういったレターボックスは特殊部隊何の種類がわかるようにするためのラベルが同封されていることが多いので、書類の分別効率も上がります。
レターボックス人ってオフィス勤務と同じように効率良く処理を管理できるようになるので、書類を扱うことが多い仕事をしている場合はレターボックスを一つ持っていた方が都合がいいかもしれません。
ファイルスタンドなどを使って書類管理を効率化しよう
仕事で使う書類は絶対になくしてはいけないので大切に感じなければなりません。
たくさんの書類を整理した上で管理しようと思うとドキュメントファイルスタンドやファイルラック・レターボックスなどが便利なので、書類が増えすぎて収拾がつかないことになる前に書類管理できる体制を整えておきましょう。
