会社によってはFAXを今でも使っているでしょう。FAXを使っているからこそ困るのがテレワークです。
FAXはメールと違ってFAX機材本体に文書が届くので在宅勤務となるとFAXを確認できません。確認しようと思うと誰か一人はオフィスに残らないといけませんし、残った人以外はFAXを使うことすらできません。
そのためテレワークをしている方がFAXを使おうと思うと、
- PDFなどのドキュメントをオフィスにいる人にメールなどを使って送信する
- オフィスにいる人がドキュメントを受け取る
- ドキュメントを印刷し、FAXに通す
という作業が必要になります。
オフィスにいる人からすると今行っている作業を中断してFAX作業に当たることになるため極めて非効率です。現実的ではないでしょう。
ですが、従業員全員テレワーク体制に切り替え、オフィスに誰もいない状態でも FAX を利用できるにする方法があります。今回はテレワークしている従業員でもFAXを使う方法を紹介します。
テレワークでもFAXを利用できるクラウドFAX「モバックス」
テレワークをしたいけど、FAX が原因でなかなかテレワークを行えないという会社に最適なのが、パソコン・スマホでFAXを送受信できるクラウドFAXの「モバックス(MOVFAX)」です。
モバックスはテレワークでもすぐに使えるFAXというのを売りにしているインターネットFAXで、その名の通りテレワークでオフィスにいない人でもFAXを利用することが可能です。
現在のFAX番号そのまま利用できる
モバックスの最大の魅力は既存の FAX 番号を変更する必要がないという点です。FAXには自動転送機能が付いてると思いますが、その機能を使ってモバックスの番号に転送するようにすれば、インターネット経由でFAXを受信できます。
これによりFAXの受信状況を監視するだけのオフィス当番が必要なくなり、FAXを使いつつ完全テレワーク化を実現することが可能です。FAXさえあればいい話なので、その気になればオフィスそのものを解約してしまうこともできるでしょう。
場所を選ばない
当然ですが、モバックスはクラウドFAXであり、実物のFAXが不要なので場所を選びません。レンタルオフィスでも使えますし、セミナー会場・イベント会場などなど一時的に利用する場でもFAXを利用できます。
簡単に言うと手軽に持ち運びできるFAXという感じでしょう。
FAX自動振り分け機能搭載
モバックスは特定のFAX番号から受信したドキュメントを指定したユーザー・フォルダに振り分けることが可能です。
例えば「03-1234-5678」から受信したドキュメントは「A会社」というフォルダに分類し、「03-9876-5432」から受信したものは「B会社」というフォルダに自動的に振り分けて整理するという使い方が可能です。
受信した段階で自動的に整理できるため、大量にFAXが届く環境だったとしても目的のドキュメントを探す手間が大幅に削減されます。
ペーパーレスでFAXで届いた文書を保管するスペースが不要というメリットもあります。印刷用紙費用は長期的に見るとそれなりにかかってくるため、経費削減しつつ環境にも優しい体制づくりにも貢献できます。
FAX番号を選べる
モバックスではFAX番号を選ぶことができます。
既に所有しているFAX番号から転送するだけであれば番号に拘る必要はありませんが、テレワーク体制をキッカケにFAX番号を一新したい場合はモバックス契約と同時に好きなFAX番号を取得可能です。
FAX番号を自由に決められるのはオプションですが、オプション費用は月100円しかかからないためないようなものです。
モバックスはFAX番号変更通知にも対応済み。
FAX番号が変わったことを取引先に一斉通知することが可能です。
取引先に一斉に FAX 番号が変わったことを通知できるので、今後FAXを利用しやすい環境を作る・ペーパーレスの推進を進めるためにモバックスでFAX番号を取得して統一するのもオススメです。管理がしやすくなるでしょう。
モバックスはかなり安価で利用しやすい
法人が利用サービスと言うと個人が利用する場合と比べて金額が高くなるケースが多いですが、モバックスはかなり安価なプランしか提供されていません。
全機能が解放されたプレミアムプランでも月額3,980円であり、コストはかなり低いでしょう。
さらに30日分の料金が割引されるため初期投資コストもかかりません。かかるのは初期設定費用の1,000円です。
受信は月間1,000枚まで無料
モバックスではFAXの受信がなんと一ヶ月1,000枚まで無料です。累計ではなく1,000枚まで無料。驚くくらいお得です。
そのためFAXがどんどん送られてきて無駄に維持費用がかかってしまうということもありません。1ヶ月で1,001枚受信する場合は、1,001枚目以降1枚につき8円かかります(翌月になるとリセット)。
送信は1送信につき2枚まで送信でき、1送信につき8円かかります。深夜帯でも料金は変わりません。
数あるFAXサービスの中ではかなり安価であるため、中小企業など少しでも予算を抑えたい企業にとってはとても相性がよいサービスです。
テレワーク化を進めて経費を削減しよう
テレワークをすると従業員がバラバラな場所で働くことになりますが、オフィスを使う必要がなくなるため経費を削減できます。特にオフィスに誰もいない日が増える場合、広い空間の気温・湿度を維持するための光熱費が浮くため、数万円～数十万円規模の経費削減に繋がります。
従業員全員がオフィスに集まる必要がない場合、現在のオフィスを解約してより小規模で安いオフィスに乗り替えることもできるでしょう。
乗り換えにあたって礼金などの初期費用こそ発生しますが、継続的に発生する費用は少なくなるため、年間数十万円～数百万円規模の削減にも繋がります。
FAXのクラウド化もテレワーク体制を整えるサービスとしてとても有用ですので、ぜひクラウドFAXであるモバックスを検討してみるといいでしょう。
