最近はテレワークが増えてきており、自宅で業務に係るメールのやり取りをしている方も多いかと思います。
ですが、会社で使用しているメールが使いづらく、独断でフリーメールを使っていたりしていないでしょうか？
会社の方針で使用しているフリーメール(Gmailなど)があれば話は少し変わってきますが、社内規定でフリーメールの使用が禁じられている場合は絶対に使用してはいけません。
これは、規定違反であるだけでなくセキュリティリスクもつきまとうからです。
なぜ、会社で認められていないフリーメールを使うことがセキュリティリスクになるのか解説していきます。
会社がフリーメールを認めない理由
そもそも会社がなぜフリーメールの使用を認めないのか考えたことはあるでしょうか。
フリーメールの利用を認めない一番の理由が「業務データや個人情報の流出防止」です。
フリーメールを提供しているサービスにセキュリティ上の欠陥があり、IDやパスワードが流出してフリーメールにアクセスされてしまった場合、そのフリーメールに保存されているメールデータが盗まれてしまいます。
そこに業務データや個人情報があった場合は取り返しのつかない事になってしまいます。
もっとまずいのが、フリーメールを禁止されているのにフリーメールを使ってセキュリティトラブルを起こしたという点です。
社内規定を破った上で会社に損害を与えたということで、会社側から損害賠償を請求される可能性もあります。
業務上、私物のパソコンを使わざるを得ないという場合もありますが、その場合でも仕事では会社からもらったメールアドレスやメールソフトを使うようにしましょう。
過去にあった個人情報流出
私物のパソコンを仕事でも使っていて使っていて業務に関わるデータをメールで送信したところ、会社と全く関係ない人に送ってしまって個人情報が流出したという事例があります。
これはメールアドレスを入力を省略するブラウザのオートコンプリート機能によって起きたトラブルで、会社が指定したメールアドレスかつメールソフトしか使っていなければ発生しないであろうトラブルです。
ふとした油断から生まれたうっかりミスが、即クビになるレベルのセキュリティトラブルにつながる可能性があるので、会社が認めていないフリーメールを使うべきではありません。
私物パソコンだった場合はセキュリティ対策も忘れずに
たとえ会社が用意したメールアドレスと会社が認めたメールソフトを使っていたとしても、私物パソコンを使っている場合は要注意です。
万が一パソコンがマルウェアやトロイの木馬などのウイルスに感染していた場合、メールを経由して会社にウイルスを侵入させてしまう可能性があります。
ですので、有料の信頼できるセキュリティソフト(ノートンやカスペルスキーなど)を導入するなど、セキュリティ対策は万全にしておきましょう。
必要であれば、私物パソコンだったとしても一部を経費として処理してくれるはずです(法律の関係で私物の場合は全額経費にはできません)。
